緊急度×重要度マトリックスを用いたタスクの優先度つけのコツ

自分自身が仕事の優先度をつけるときに、意識している「緊急度×重要度マトリックス」について紹介をします。

自分なりにわかりやすく噛み砕いて、また自分の意見も含めて書きます。

ビジネスにおいて、非常に有効な手法ですので、ぜひ参考にして活用してみてください！

緊急度×重要度マトリックスとは

「緊急度×重要度マトリックス」ですが、正しくは「時間管理のマトリックス」と呼ばれる優先順位を判断するためのフレームワークです。

スティーブン・R・コヴィー氏が『7つの習慣』という著作の中で提唱したものです。

私は、「緊急度×重要度マトリックス」というほうが慣れていますし、直感的にわかりやすいので、そちらの方をよく使います。

緊急度とは

すぐにやる必要があるかという観点で判断します。

実業務でいえば、締め切りが近いタスク、上司から急ぎと言われたタスク、締切を延ばす余地がないタスクです。

重要度とは

影響範囲や効果の大きさという観点で判断します。

実業務でいえば、役員から言われたタスク、関係者の多いタスク、メリットの大きいタスク、逆にやらなかった時の損失の大きいタスクです。

あと、重要度が高い低いは、えてしてタスク完了までの工数の大小と関連することが多いです。

マトリックス説明

マトリックスとして図式化したものは下記です。

第1領域：必須の領域

第１領域は緊急度も高く、重要度も高いです。

ここに当てはまるタスクから実施するので間違い無いでしょう。

大事なお客様とのタスク、会社に大きな効果をもたらすタスク、体調不良の同僚の支援なども当てはまるかもしれません。

第2領域：効果性の領域

緊急度が低いため後回しにされがちですが、本来であればリソースを割きたいタスクです。

最近は便利なツールも多いため、ツールの学習や操作方法の会得が当てはまりそうです。

覚えてしまえば、自分のタスクを効率化できるのですが、結局しないというもの多くありますよね。

第3領域：錯覚の領域

緊急度が高いのですが、重要度が低いものです。

日報や勤怠の入力、参加してもあまり発言しない会議や締め切りの近いイベント等の出欠連絡が当てはまります。

第4領域：浪費・過剰の領域

緊急度も低く、重要度も低いタスクです。

自分が対応が本来不要なタスクや、会議やイベントの出欠の返信などが当てはまるでしょう。

業務効率化のコツ：他人視点の緊急度×重要度マトリックス

第１領域→第2領域→第３領域は極力減らす→第4領域は実行しないというのが一般的です。

しかし組織においては、自分にとっての緊急度×重要度マトリックスとは別に、他人にとっての緊急度×重要度マトリックスがあるという考えが重要です。

他人と自分にとっての優先度は異なる

たとえば、会社の健康診断の受診日を登録するというタスクがあったとします。

私にとっては、これは重要度も緊急度も低い「第4領域（※重要でも緊急でもない）」のタスクです。
締め切りもまだ先なので、「あとでやればいいや」と後回しにしがちです。

しかし、会社側（今回は調整を担当しているAさん）にとっては事情が違います。
従業員に健康診断を受けさせるのは法律（労働安全衛生法第66条）で義務づけられている「必ずやらなければならないこと」。
つまり、Aさんにとってはこれは「第1領域（緊急かつ重要）」のタスクです。

Aさんは、全員が期限内に登録するように何度もチェックしなければならない立場です。
私が後回しにしていると、Aさんは催促メールを送ったり、電話をかけたり、場合によっては私の上司を通じて連絡を取ったりする必要が出てきます。

そうなると、自分にとっては第4領域だったはずのタスクが、他人（＝Aさん）からの働きかけによって第2領域（重要だが緊急でない）や第3領域（緊急だが重要でない）、場合によっては第1領域に“昇格”してしまうことになります。

しかも、そうなることで発生する手間（工数）は馬鹿になりません。
最初にメールを見て、さっと登録していれば数分で終わったことが、下記のようにどんどん手間が増えていきます。

• 催促メールを読んで対応する
• 電話を受けて対応する
• 上司から注意されて対応する

Aさん側にもフォローアップの工数がかかり、お互いにとってムダが発生するのです。

結論：小さなタスクほど早く終わらせると得

自分にとっては些細なタスクでも、他人にとっては非常に重要なタスクかもしれない。

特に「第4領域に置きがちな、小さくてすぐ終わるタスク」は、“後回し”にするほど周囲に迷惑をかけ、結果的に自分の負担も増えるケースがあります。

だからこそ、「あ、すぐ終わるな」と思ったタスクは、ぱっぱと済ませてしまうことが業務全体の効率化につながるのです。

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